Mandat abgeschlossen, Kostenrechung an Concordia. Rückantwort:
„Zur weiteren Bearbeitung des Schadensfalles bitten wir Sie um Erledigung unseres Schreibens vom 31.o8.2005 P.S.“
Würden wir ja gerne, aber ein solches Schreiben liegt hier nicht vor. Wahrscheinlich war es eine kurze Frage, ob und ggf. wie der Mandant mit dem/der VN verwandt ist o.ä.
Hätte man die Frage nicht einfach zwecks umgehender Beantwortung wiederholen können? Wäre schnell per Rückfax erledigt gewesen. Statt dessen wird:
– die Akte nach dem in Bezug genommenen Schreiben durchsucht,
– festgestellt, dass selbiges nicht vorhanden ist,
– die Concordia entsprechend informiert,
– von dort (hoffentlich) erneut mitgeteilt, was man denn möchte,
– um diese Frage sodann beantwortet zu erhalten.
Schlicht unnützer und vermeidbarer Zeit- und Arbeitsaufwand auf beiden Seiten!
Und das machen Sie dann umgekehrt auch genauso, wenn Sie bereits eine Rückfrage in einem Schriftsatz an wen auch immer versandt haben?
Wir hier jedenfalls nicht, dann denken wir wohl genauso wenig nach wie die Concordia, jedenfalls nach Ihrer Auffassung.
Vielleicht sollten Sie aber auch Ihre Auffassung über Büroorganisation, Buchhaltung und darüber, welche Arbeiten Ihnen die Versicherung (oder auch die Gegenseite) abzunehmen hat, mal kritisch überdenken, das spart am Ende nämlich auch unnütze Arbeit.
Selbstverständlich, Herr Kollege, es ist überhaupt kein Problem, in einem kurzen Nebensatz zu erwähnen, woran man erinnert. Das ist gerade das Ergebnis lanjähriger Erfahrung und Nachdenkens über praktische Büroorganisation – gerne nochmals verdeutlicht:
Möglicherweise hat die andere Seite das Schreiben, an dessen Beantwortung ich erinnere, aus irgendwelchenGründen tatsächlich nicht erhalten. Daher ist es sinnvoller, kurz meine Frage zu wiederholen, als den erwähnten langwierigen Schriftverkahr zu produzieren.
Das – sicherlich nicht nur von der Concordia gepflegte – Erinnern „an unser Schreiben vom …“ o.ä. ohne nähere Angaben hat dagegen etwas „hoheitlich-behördliches“ und dientoffensichtlich in erster Linie dazu, dem Adressaten seine eigene Nachlässigkeit verdeutlichen. M.E. wenig produktiv!
Ich kann Ihre Auffassung nicht nachvollziehen, dass das Erinnern an die Beantwortung eines Schreibens etwas „hoheitlich-behördliches†an sich hätte um jemandem seine Nachlässigkeit vorzuführen.
Das ist wohl eher Ihre sehr subjektive Einschätzung, (Antipathie gegenüber der Concordia?) zumal dies auch bei der Nachfrage eines Gerichtes („es wird an die Verfügung vom … erinnert“) regelmäßig genauso gehandhabt wird, ohne jedesmal das Ursprungsschreiben mitzuschicken.
Ich halte derlei Nachfragen auch für sachdienlich, da ich in diesem Fall doch zunächst von einem einfachen Aktenversehen ausgehen muß, wie es täglich in Gerichten, Kanzleien und auch Versicherungen vorkommt.
Wenn ich da jedes Mal nochmal die Originalfrage mitschicke oder nochmal diktiere, ist das doch in den meisten Fällen doppelte Arbeit. Es ist doch nicht die Regel, dass ein Schreiben gänzlich weggekommen ist.
Deshalb von hier aus auch mal einen schönen Gruß an die Mitarbeiter der Concordia, Sie sind nicht definitiv die einzigen, die „wenig produktive“ Nachfragen verschicken, machen Sie sich keine Sorgen, wir machen genau das gleiche und werden es auch dabei belassen.
– Beginn Textbaustein –
ich gestatte mir, höflich an die Erledigung meines Schreibens vom [DATUM] zu errinern, das ich vorsorglich dieser Erinnerung als Abschrift noch einmal beifüge. Besten Dank für Ihre kurzfristige Rückmeldung schon vorab.
– Ende Textbaustein –
Das „unerledigte“ Schreiben als PDF per eMail oder eben kurz per Fax. Dauert nicht länger als ohne dieses Schreiben zu erinnern.
Man kann sicher stets und immer die ursprüngliche Nachfrage mitschicken, um dem Gegenüber eine (mögliche) unnütze Nachfrage zu ersparen.
Mit deutlich höherer Wahrscheinlichkeit ist aber auch m.E. das erneute Mitschicken des ursprünglichen Schreibens unnütze Papierverschwendung, da es sich eben in der Regel um ein einfaches Aktenversehen handelt, jedenfalls aus meiner Erfahrung, hier schliesse ich mich auch dem Kollegen Dr. Voigt an.
Ich könnte mir auch vorstellen, dass für diesen Fall dann hier demnächst ein Kommentar zu finden wäre, der etwa „Concordia und unnütze Papierverschwendung“ o.ä. überschrieben sein könnte.
Wenn man nämlich nur lange genug sucht, um einen (vermeintlichen) Fehler zu finden, dann findet man mit Sicherheit immer einen.
Lieber nur Papier- als Papier- und Zeit- und Geldverschwendung: Eine Fotokopie kostet maximal 5 Cent, eine Nachfrage auf eine nicht verständliche Rückverweisung auf frühere Schreiben in jedem Falle ein Vielfaches: Selbst die billigste Variante, nämlich eine telefonische Nachfrage bei der Gegenseite, kostet Zeit (=Honorar) und Telefongebühren. Ein Telefonat von drei Minuten würde somit bei einem Stundensatz von nur 60.- Euro und billigsten Telefongebühren etwas mehr als drei Euro kosten. Ein Telefax oder ein Brief kostet – betriebswirtschaftlich gerechnet – noch weit mehr (Diktat – Schreiben – Porto- oder Faxgebühren – ggf. Briefumschlag – Wiedervorlage etc. pp.)
Das alles hat nichts, aber auch gar nichts mit der bewussten Suche nach Fehlern (und auch nicht nur bei der Concordia) zu tun, sondern schlicht mit ergebnisorientiertem Denken und Handeln. Im übrigen bleibt es dabei: Die Nachfrage lässt sich in aller Regel in ein oder zwei kurzen Sätzen wiederholen – verbrauchte Diktatzeit maximal 10 Sekunden, ersparte Zeit und Kosten: Ein Vielfaches.
Es gibt hier doch überhaupt keine Berechtigung von der Versicherung oder wem auch immer zu erwarten, Ihre eigenen Büroversehen (kein Schreiben in der Akte) vorauszusehen und netterweise gleich nochmal das Schreiben mitzuschicken.
Bei so etwas wird üblicherweise eine ganz normale Sachstandsanfrage, Erinnerung oder Mahnung geschrieben, ohne dass jedes Mal noch zu Ihren Gunsten ein Mitarbeiter das Ursprungsschreiben aus der Akte kramt und zum Kopierer latscht,(das kostet auch Zeit und Geld) damit Sie auch ja keine Mehrarbeit haben, weil es ja sein könnte, dass das Schreiben nicht angekommen oder bei Ihnen weggekommen ist.
Wahrscheinlich werden Sie uns jetzt auch noch erzählen wollen, dass Sie bei jeder Mahnung an Mandanten nochmals die Ursprungsrechnung beifügen.
Ich arbeite seit über 20 Jahren in verschiedenen Kanzleien und Notariaten und kann sehr gut aus eigener Anschauung beurteilen, dass solche Erinnerungsschreiben im Normalfall niemand verschickt, weder Versicherungen, noch Gerichte, noch Anwaltskanzleien. (siehe auch obige Kommentare) Warum auch?
Wenn tatsächlich mal ein Schreiben weggekommen ist, dann ist das eben Mehrarbeit bei demjenigen, bei dem es weggekommen ist, in dem Fall eben bei Ihnen. Das kommt doch nicht ständig vor.
Im übrigen: Wenn das Schreiben bei der Versicherung weggekommen ist, dann ist es eben dort Mehrarbeit, sodass sich das ganze am Ende ohnehin ausgleicht.
Wenn ich denn ‚mal eine Mahnung verschicken muß, weil vergessen wurde, den Vorschuß anzufordern: Ja, dann schicke ich auch die Abschrift der Rechnung mit.
Das mag damit zusammen hängen, daß die Dokumente meiner Handakten im Rechner gespeichert sind und ich nicht erst „kramen“ und „zum Kopierer latschen“ muß. Ich schicke – wenn es erforderlich ist – die komplette Akte per Fax oder eMail mit zwei, drei Mausklicks aus dem Rechner heraus an den Empfänger, ohne daß ich – wie vor 20 Jahren – Papier oder mich selbst bemühen müßte, sich/mich zu bewegen.
Wir haben das Ende von 2005 gleich erreicht. Es gibt Scanner bereits bei Aldi für kleines Geld zu kaufen.
NACHTRAG: Es kam, wie’s kommen musste – die Concordia hat auf unser Rückfax bis zum heutigen Tage nicht reagiert. Heute also erneut per Fax daran erinnert, dass uns das in Bezug genommene „Schreiben vom 31.o8.2005“ immer noch nicht vorliegt, die Akte noch einmal auf Wiedervorlage in einer Woche verfügt – so gehen die Wochen in’s Land.
Wer da noch inhaltsleere Rückverweisungen für unbedenklich oder gar normal hält, scheint viel Zeit zu haben. …
Naja, vielleicht sollten Sie Ihre Wiedervorlagen auch etwas weiter auseinanderlegen, die Erklärungsfrist der Versicherung ist seit letztem Freitag nämlich ganz sicher noch nicht abgelaufen.
übrigens: Warum faxen Sie überhaupt in solchen Fällen? Ein kurzer Rückruf geht in solchen Fällen doch auch, das sollte auch Ihre Sekretärin hinkriegen, das spart auch unnötige Mehrarbeit und führt nach meiner Erfahrung zu einer deutlich schnelleren Reaktion (man kann sich ja hier auch ganz einfach nach der verlorengegangenen Frage erkundigen)
Das spart dann auch das ganze Einscannen der Akte. (Wer macht das übrigens beim Kollegen Hoenig, und wozu soll das gut sein, außer vielleicht zum Mailen von Anlagen als PDF – die meisten Mandanten haben ohnehin keine Mailanschlüsse)
Ich nehme jedenfalls bestimmt kein Notebook mit zum Termin, und für doppelte Aktenführung sehe ich auch keinen Nutzen… Und was ist mit Datenschutzvorschriften? Mir wäre jedenfalls nicht wohl bei dem Gedanken, dass irgendwer in der Kanzlei mit zwei Mausklicks komplette Akten irgendwo hin hinmailen kann…
Und wieso soll das keine Mehrarbeit sein? Wenn wir hier jeden Tag den kompletten Posteingang zusätzlich einscannen und irgendwelchen elektronischen Akten zuordnen würden, dann dauert das mit Sicherheit pro Dokument 1 Minute. Na prost Mahlzeit, auf 1000 Seiten Posteingang kommen wir nämlich jeden Tag minimum. Schöne Arbeitsbeschaffungsmaßnahme…
Ad 1: Welche Erklärungsfrist? Auf ein Rückfax vom o9.12. wird doch wohl binnen kürzester Zeit geantwortet werden können – eine Erinnerung nach 5 Tagen dürfte daher nicht zu beanstanden sein.
Ad 2: Fax ist deutlich weniger zeit- und kostenintensiv als Telefon und zudem sogleich dokumentiert – also auch schneller als handgeschriebener Telefonvermerk.
Ad 3: Der Zusammenhang zwischen Telefonat und erspartem Einscannen bleibt unklar – Im übrigen: Wenn papierlose Aktenführung und das Einsannen denn so unsinnig wären, würden wohl kaum Versicherungen in zunehmendem Maße dazu übergehen. Zudem: Scanner schaffen heutzutage ohne Weiteres weit über 100 Seiten pro Minute oder auch bis zu 195 Blatt (390 Seiten duplex). Die Vorteile digitalisierter Akten hier zu erörtern, würde allerdings zu weit führen.
Ad 1: Ich bin ehrlich gesagt davon ausgegangen, dass bei Beiträgen in einem Forum mit versicherungsrechtlichem Inhalt grundlegende Urteile zum VVG zumindest bekannt sind. Entschuldigen Sie vielmals, es soll nicht wieder vorkommen.
Deswegen setzen Sie ruhig einfach weiter Wiedervorlagen im Rhytmus von 5 Werktagen, wundern Sie sich regelmäßig, dass niemand geantwortet hat und posten Sie danach wieder mal einen netten Beitrag hier. Den mitlesenden Sachbearbeitern von der Concordia auch von mir einen schönen Gruß und frohes Fest – bis dahin einfach ignorieren und Anfang Januar antworten, das reicht dann allemal um die Frist zu wahren, und es gibt noch mehr Beiträge hier zu lesen, da haben wir dann alle was davon…
Ad 2: Ah ja, halten wir also fest: Statt eines einfachen Anrufes Ihrer Sekretärin (die ja bekanntlich telefonieren darf, wie man hier bereits lesen durfte) erzeugen Sie ein weiteres Schriftstück, legen dieses aufs Fax, nehmen die Akte für fünf Tage auf Wiedervorlage, schreiben dann noch eine Erinnerung, legen auch dieses aufs Fax und nehmen die Akte dann nochmals für fünf Tage auf Wiedervorlage – to be continued…. Und das alles wegen einer vollkommen banalen Nachfrage! Und dann schreiben Sie auch noch einen Bericht wegen Ihres unnützen Mehraufwandes… Jeder mag sich hier sein eigenes Urteil bilden…
Wenn Sie allerdings schon bei derartig banalen Nachfragen nicht zum Telefon greifen können oder wollen, sollten Sie es vielleicht gleich ganz abschaffen, es ist ja ohnehin nur zeit- und kostenintensiv, es auch zu benutzen. (übrigens, es soll Telefonflatrates geben…)
Ad 3.: Ich habe nie behauptet, dass elektronische Akten bei Versicherungen vollig unsinnig wären. Sie haben absolut Ihre Berechtigung wo eine große Vielzahl von Mitarbeitern auf die gleichen Informationen zugreifen sollen, etwa wenn es verschiedene Schadenbüros wie bei der ARAG gibt. Ich sprach von der Aktenführung einer Anwaltskanzlei und nahm Bezug auf das vom Kollegen Hoenig propagierte Mitschicken von PDFs, weil die Akte bei ihm sowieso digitalisiert vorläge.
Soweit Sie im übrigen tatsächlich meinen, man könne 200 Seiten pro Minute scannen, haben Sie sich ganz offensichtlich noch nie mit dieser Problematik befasst oder sich entsprechende Hard- und Softwarelösungen auch nur angeschaut.
Es mag ja sein, dass Scanner dies hardwareseitig können, wenn Sie einen Schriftsatz mit 300 Seiten DIN A4 als einen Stapel einlegen (ungeknickt und ungelocht) , aber das ist doch nicht der Posteingang einer Kanzlei. Was machen Sie mit Kfb´S oder Urteilen? Was mit gebundenen Gutachten? Wie kontrollieren Sie dass der ADF des Scanners nicht versehentlich ein paar Seiten „überliest“? Was mit den Heftklammern der Schriftsätze der Kollegen? Was mit Originalurkunden? Was mit Fotos? Wie indizieren Sie die Datenbestände? Wie realisieren Sie die OCR? Und wenn Sie diese Probleme (und noch ein paar mehr) mal alle durchdacht haben, oder sich mit einer entsprechenden Fachfirma zusammengesetzt haben, kommen Sie eben auf einen Schnittwert von einer Minute als Bearbeitungszeit pro Seite. Und dann bleibt immer noch die Frage: Was soll das bringen?
Da ist es eben nicht mit dem Aldiscanner getan, (genauso wenig im übrigen wie mit einer „Desktop-Search-Software“ als Ersatz für eine Buchhaltung), nicht mal in einer Ein-Mann-Kanzlei, es sei denn, Sie wollen unter Verzicht auf alle Regeln des Datenschutzes einen Berg von PDF´s mit vertraulichen Mandantenunterlagen in Ihrem Netzwerk horten.
Bravo, Herr Kollege, da haben Sie’s uns aber gegeben! Und so richtig schön von oben herab: „grundlegende Urteile zum VVG zumindest bekannt“. Bei allem Respekt – voll daneben! Ob und ggf. in welcher Frist eine Versicherung auf eine klitzekleine alltägliche Anmerkung wie z.B. „Schreiben liegt hier nicht vor“ zu antworten hat, steht weder im VVG noch in grundlegenden Urteilen.
Und im übrigen – die Diskussion hier wird mir entschieden zu sektiererisch. Es war weder Sinn noch Absicht einer kleinen Anmerkung, hier eine größere Diskussion über Büroorganisation im Allgemeinen und im Besonderen anzuschieben, sondern lediglich anzumerken, dass es sinnvoller ist, erbetene Informationen kurz zu erwähnen anstatt inhaltsleere Rückverweisungen zu produzieren, die – wohl auch von Ihnen unbestritten – zu Mehraufwand führen. Aber das ist wohl zu einfach …
Wünsche trotzdem eine schöne Weihnachtszeit – Ihnen und den Mitarbeitern der Concordia, die das Pech hatten, exemplarisch für eine verbreitete Unsitte hinhalten zu müssen.
Wenn man wie Sie in diesem Forum auf eine – offenbar nicht nur meiner Meinung nach – unerträglich selbstherrliche und arrogante Art seine eigene mangelnde Büroorganisation, völlige Unkenntnis der ARB, und die daraus resultierende Mehrarbeit zum Gegenstand öffentlicher Artikel macht, sollte man sich sicher nicht wundern, wenn einem von den Kollegen auch mal der Spiegel vor das eigene Gesicht gehalten wird. Für die Zukunft gilt ihr eigener Rat, aber ich bin mir sicher, Sie werden sich nicht lange daran halten…
Hätte man nicht treffender sagen können.